Reforma Tributária: o que muda na locação de aparelhos e equipamentos?
A locação de bens móveis passa a integrar expressamente a incidência do IBS e da CBS. Entenda como ficam os tributos, o Simples Nacional, os créditos e a emissão de documentos fiscais.
PONTO PRINCIPAL
A locação de um aparelho não se confunde com a venda do equipamento nem, necessariamente, com a prestação de um serviço. A Reforma Tributária, porém, passou a prever expressamente a locação como operação onerosa sujeita ao IBS e à CBS, quando realizada por contribuinte desses tributos.
O aluguel de aparelhos e equipamentos está presente em diversos segmentos. Empresas podem alugar celulares, notebooks, computadores, impressoras, máquinas, ferramentas, geradores, equipamentos hospitalares e diversos outros bens para pessoas físicas ou jurídicas.
Com a Reforma Tributária do Consumo, essa atividade receberá um tratamento diferente do modelo atual. A principal mudança é que a locação de bens móveis, que historicamente não sofre incidência de ISS quando realizada de forma pura, passa a estar expressamente dentro do campo de incidência do IBS e da CBS. [1] [2]
O que é considerado locação de bens móveis?
Bens móveis são aqueles que podem ser transportados de um lugar para outro sem alteração de sua substância. Na prática, estamos falando de equipamentos, aparelhos eletrônicos, máquinas, ferramentas, móveis, veículos e outros bens que podem ser entregues ao cliente por determinado período, mediante pagamento.
Na locação, o proprietário ou possuidor disponibiliza o uso do bem ao cliente por um prazo e nas condições estabelecidas em contrato. O cliente utiliza o equipamento, paga o valor combinado e, ao final, normalmente devolve o bem. Não há, necessariamente, transferência da propriedade.
Como funciona a tributação da locação de aparelhos atualmente?
Antes da Reforma Tributária, a locação pura de bens móveis não sofria incidência de ISS. Esse entendimento está consolidado na Súmula Vinculante nº 31 do Supremo Tribunal Federal, que considera inconstitucional a cobrança do imposto municipal sobre operações de locação de bens móveis. [3]
Isso não significa que toda receita relacionada à locação esteja livre de tributos. A Súmula trata especificamente do ISS sobre a locação do bem. A tributação federal e os efeitos no IRPJ, na CSLL e nas contribuições dependem do regime tributário do locador e da natureza efetiva da operação.
ATENÇÃO À LOCAÇÃO COM SERVIÇOS
Quando o contrato reúne aluguel do equipamento e serviços, como manutenção, instalação, suporte ou operador, cada atividade deve ser identificada e ter seu preço separado. A Súmula Vinculante 31 afasta o ISS apenas sobre a locação; o serviço pode continuar sujeito ao imposto conforme seu enquadramento.
O que muda com a Reforma Tributária?
A Lei Complementar nº 214/2025, com as alterações da Lei Complementar nº 227/2026, incluiu expressamente a locação, o arrendamento e a cessão temporária de bens no conceito de operações com bens. Além disso, o art. 4º determina que o IBS e a CBS incidem sobre operações onerosas com bens ou serviços e menciona a locação entre essas operações. [1]
Na prática, isso significa que a locação remunerada de um aparelho ou equipamento poderá gerar IBS e CBS, mesmo que o cliente apenas utilize o bem por determinado período e não se torne seu proprietário. A incidência não depende de existir uma venda ou transferência definitiva do equipamento.
O IBS será o tributo de competência compartilhada entre Estados, Municípios e Distrito Federal. Já a CBS será federal. Os dois passam a compor o novo modelo de tributação sobre o consumo.
Quem deverá recolher o IBS e a CBS: o locador ou o locatário?
Como regra, a responsabilidade tributária recai sobre o fornecedor que realiza a operação, ou seja, sobre o locador, desde que ele esteja enquadrado como contribuinte do IBS e da CBS. O locatário paga o valor contratado e não deve confundir essa sistemática com a retenção do Imposto de Renda na Fonte, que possui regras próprias.
A Lei Complementar nº 214/2025 considera contribuinte o fornecedor que realiza operações no desenvolvimento de atividade econômica, de modo habitual ou em volume que caracterize atividade econômica, ou de forma profissional. [4]
Por isso, uma empresa que aluga equipamentos como parte de sua atividade econômica deve avaliar a incidência dos novos tributos. A legislação também determina que, quando o fornecedor já é contribuinte, a incidência pode alcançar operações realizadas com bens do ativo não circulante ou mesmo em atividade econômica não habitual. [1]
No caso de pessoa física, não se deve concluir automaticamente que qualquer aluguel isolado de um aparelho gera IBS e CBS. É necessário verificar se a pessoa se enquadra nos critérios legais de contribuinte e se existe alguma hipótese de não sujeição, como a regra do nanoempreendedor, que depende dos requisitos previstos na legislação. [4]
Como fica a locação de equipamentos para empresas do Simples Nacional?
A locação de bens móveis possui tratamento específico no Simples Nacional e é tributada pelo Anexo III, com a dedução da parcela correspondente ao ISS, conforme o art. 18, § 4º, inciso V, da Lei Complementar nº 123/2006. A apuração deve considerar a receita corretamente segregada e a faixa de receita bruta acumulada da empresa. [5]
Com a Reforma, IBS e CBS passam a integrar a estrutura do Simples Nacional. A empresa optante poderá manter esses tributos dentro do recolhimento unificado ou, observadas as condições e os períodos de opção previstos na legislação, escolher a apuração de IBS e CBS pelo regime regular, fora do DAS. Essa escolha não altera automaticamente o enquadramento da empresa no Simples para os demais tributos. [6]
A decisão precisa ser analisada com cuidado, principalmente quando a empresa aluga equipamentos para outras pessoas jurídicas. Isso porque o modelo de recolhimento pode influenciar o aproveitamento de créditos pelo cliente e, consequentemente, a competitividade do preço.
O cliente que aluga o equipamento poderá aproveitar créditos?
No regime regular, empresas que alugam bens para utilizar em sua atividade econômica poderão, em regra, apropriar créditos de IBS e CBS, desde que cumpridas as condições legais. A lei exige documento fiscal eletrônico idôneo e a extinção do débito relativo à operação, além de afastar créditos em hipóteses como bens e serviços de uso ou consumo pessoal. [7]
Quando o locador é optante pelo Simples Nacional e mantém IBS e CBS dentro do DAS, o cliente sujeito ao regime regular poderá aproveitar crédito limitado aos valores desses tributos correspondentes ao montante devido pelo fornecedor no Simples. Já o próprio optante pelo Simples não aproveita créditos de IBS e CBS enquanto permanecer nessa sistemática. [7]
Esse ponto é importante para negociações entre empresas: não basta comparar apenas o valor mensal do aluguel. Também é necessário avaliar o regime tributário do locador, a possibilidade de crédito para o cliente e os custos envolvidos na operação.
A locação de aparelhos terá redução de 70% nas alíquotas?
Não. A redução de 70% prevista no art. 261 da Lei Complementar nº 214/2025 é específica para operações de locação, cessão onerosa e arrendamento de bens imóveis. Essa regra não deve ser aplicada automaticamente à locação de celulares, computadores, máquinas, impressoras ou outros bens móveis. [8]
Portanto, salvo se houver outra hipótese legal específica aplicável à operação, a locação de bens móveis seguirá as regras gerais de incidência do IBS e da CBS.
Quando as mudanças começam a valer?
A Reforma Tributária será implantada gradualmente. Para a locação de equipamentos, é importante observar os seguintes marcos:
- 2026: início da fase de testes do IBS e da CBS. As alíquotas de teste são de 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS, com compensação dos valores na forma prevista na legislação e possibilidade de dispensa do recolhimento para quem cumprir as obrigações acessórias aplicáveis.
- 2027 e 2028: extinção do PIS e da Cofins e início da cobrança regular da CBS, com o ajuste transitório previsto em lei, além da cobrança do IBS à alíquota de 0,1%.
- 2029 a 2032: transição gradual do ICMS e do ISS para o IBS, com aumento progressivo da participação do novo imposto e redução dos tributos atuais.
- 2033: entrada em vigor integral do novo modelo, com extinção do ICMS e do ISS.
As alíquotas de teste de 2026 não representam a carga definitiva da locação de equipamentos. Também não é recomendável divulgar um percentual total fixo para o modelo definitivo sem observar a fixação das alíquotas de referência e a regulamentação aplicável. [9]
Como fica a emissão de nota fiscal na locação de aparelhos?
A documentação fiscal também precisa de atenção. O Portal Nacional da Nota Fiscal de Serviço eletrônica publicou orientações específicas para a inclusão das informações de IBS e CBS nas operações de locação de bens móveis. O cronograma divulgado prevê o início dessa etapa em 1º de dezembro de 2026. [10]
A documentação técnica da NFS-e prevê um código nacional específico para a locação de bens móveis: 99.04.01. O leiaute também contempla informações para identificar o bem locado, como NCM, descrição e quantidade. A parametrização deve ser conferida no emissor e no sistema utilizado pela empresa, observando a versão técnica vigente. [11]
PRAZO E CUIDADO OPERACIONAL
O Portal da NFS-e informou que a ausência de informações de IBS e CBS até 31 de dezembro de 2026 não provocará, por si só, a rejeição da nota pelo sistema nacional. Isso não significa que a omissão esteja regular: o próprio Comitê Gestor alerta que o documento ficará em desconformidade e poderá sujeitar o emitente às consequências previstas no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026. Também devem ser observadas regras específicas de início de obrigatoriedade conforme o enquadramento do contribuinte.
Exemplo prático
Imagine uma empresa que aluga impressoras e computadores para outras empresas, cobrando R$ 2.000,00 por mês por um conjunto de equipamentos. O contrato prevê somente a disponibilização dos aparelhos, sem incluir operador, suporte técnico ou manutenção.
Pelo entendimento aplicado antes da Reforma, a locação pura de bens móveis não sofre incidência de ISS, conforme a Súmula Vinculante nº 31 do STF. Com a implantação do novo sistema, se a empresa locadora for contribuinte, a receita dessa locação passará a estar sujeita ao IBS e à CBS, ainda que os equipamentos permaneçam de propriedade da locadora.
Agora imagine que o mesmo contrato inclua, além do aluguel, um serviço de manutenção mensal de R$ 300,00. Nesse caso, é importante que o contrato e a cobrança identifiquem separadamente o valor da locação e o valor do serviço. A separação permite aplicar corretamente o tratamento tributário de cada parte da operação.
O exemplo é ilustrativo e não apresenta cálculo de IBS e CBS, pois a carga efetiva dependerá do regime tributário do locador, do período de transição, das alíquotas aplicáveis e das características concretas do contrato.
O que as empresas que trabalham com locação devem fazer?
As empresas que alugam aparelhos e equipamentos devem começar a revisar seus procedimentos para evitar problemas na transição. Entre os principais cuidados estão:
- Revisar os contratos e identificar se a operação envolve somente a locação do bem ou também serviços, como manutenção, instalação, suporte ou operação.
- Separar os valores cobrados pela locação e pelos serviços adicionais, quando existirem, mantendo coerência entre contrato, cobrança e documento fiscal.
- Conferir o enquadramento tributário da empresa e avaliar os impactos do Simples Nacional ou do regime regular de IBS e CBS.
- Verificar se o sistema emissor e o ERP estão preparados para as informações de IBS e CBS, inclusive o código e os dados técnicos aplicáveis à locação de bens móveis.
- Reavaliar a formação do preço, a margem da operação e o impacto dos créditos tributários para clientes pessoa jurídica.
A Reforma Tributária não altera apenas a forma de calcular os tributos. Ela também exige atenção aos contratos, aos documentos fiscais, à formação dos preços e à relação comercial entre locador e locatário.
